Laatste aanpassing: 10 januari 2023 – v 1.0
Deze “Privacy Policy” regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door Allsign bv, met maatschappelijke zetel te Weihoek 6B bus 7, 1930 Zaventem ingeschreven in de K.B.O onder nummer 0434.145.868 die de Verwerkingsverantwoordelijke is.
Lees deze Privacy Policy aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.
Wij stellen ons aan de hand van deze Privacy Policy in regel met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.
1. Welke persoonsgegevens verwerken we?
‘Gegevensverwerking’ betekent: elke mogelijke bewerking die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, gebruiken, ordenen, bewaren, wijzigen, actualiseren, opvragen, raadplegen, verspreiden, archiveren, wissen, beheren, vernietigen of meedelen.
Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons volgende persoonsgegevens mee:
- Contactformulier website: naam, bedrijfsnaam, email, telefoon;
- Indien u ons contacteert (b.v. per mail, telefoon,…): de persoonsgegevens die u ons zelf overmaakt;
- Klanten-en leveranciersprofiel: bedrijfsnaam en zetel, BTW-nummer, contactgegevens contactpersoon (email en/of telefoon);
- Sollicitatie: CV en motivatiebrief;
- Prospectenbeheer: bedrijfsnaam en zetel, BTW-nummer, contactgegevens contactpersoon (email en/of telefoon);
- Online surfgedrag; cookies. Hiervoor verwijzen we naar onze cookie policy.
2. Wat zijn de doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking?
Nadat u ons hebt gecontacteerd per mail, telefoon of via ons contactformulier, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw verzoek te kunnen beantwoorden op basis van uw toestemming.
We kunnen uw persoonsgegevens daarnaast verwerken om de overeenkomst te kunnen uitvoeren die tussen tot stand kwam, om vervolgens een factuur op te maken op basis van de uitvoering van een overeenkomst tussen ons en tot slot onze boekhouding te voeren op basis van onze wettelijke verplichting.
Wij kunnen uw persoonsgegevens als prospect verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang als verwerkingsverantwoordelijke om u te kunnen contacteren teneinde een potentiële samenwerking te bespreken, u een offerte te kunnen voorstellen, u een aanbieding te kunnen doen,…
Indien u bij ons solliciteert verwerken wij uw persoonsgegevens om uw kandidatuur in overweging te kunnen nemen op basis van uw toestemming dan wel ons gerechtvaardigd belang.
Naast de gegevens van klanten, prospecten, leveranciers en sollicitanten verwerken wij ook persoonsgegevens van andere personen, zoals nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten,… De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens in alle gevallen vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk is wanneer u de verwerking weigert.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen voor direct marketing worden gebruikt wanneer u toestemming hebt verleend.
3. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
We hebben voldoende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veilige verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen. Deze maatregelen stemmen overeen met de aard van de persoonsgegevens en zijn evenredig met de mogelijke ernst van het risico. Het risico op accidentele of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging of toegang tot en enige andere ongeoorloofde verwerking van de gegevens is tot een minimum beperkt.
Jammer genoeg kan geen enkel risico volledig worden vermeden. Indien ongeoorloofde toegang wordt verkregen tot de IT-systemen van Allsign zullen we onmiddellijk alle mogelijke maatregelen treffen om de schade aan en/of de diefstal van de gegevens tot een minimum te beperken en de betrokken partijen te informeren.
4. Het verkopen of doorgeven van gegevens aan derde partijen
Allsign zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals omschreven in deze Privacy Policy, of op basis van een wettelijke verplichting of in geval van uw voorafgaande toestemming.
In bepaalde gevallen kan het wel voorkomen dat Allsign uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Wij zullen in redelijkheid trachten u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van Allsign, waarbij zij haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert, overdraagt, staakt of indien Allsign failliet gaat, kan dit betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen die de bedrijfsactiviteiten van Allsign geheel of gedeeltelijk overnemen. Allsign zal in redelijkheid trachten u van tevoren op de hoogte te stellen van het feit wij uw gegevens aan genoemde derden bekendmaken, maar u erkent tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is, dan wel in bepaalde gevallen niet toelaatbaar zal zijn.
Daarnaast zal Allsign bepaalde persoonsgegevens desgevallend kunnen doorgeven aan de onderaannemers waarmee wij samenwerken zoals bv. freelancers of consultants, teneinde de overeenkomst te kunnen uitvoeren waarom u hebt verzocht.
5. Duur van de verwerking?
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie tussen Allsign en u.
Klant-en leveranciersgegevens bewaren wij tot 10 jaar na het plaatsen van de laatste bestelling.
Persoonsgegevens van prospecten bewaren wij gedurende een periode van 5 jaar na de laatste contactname.
De persoonsgegevens in onze boekhouding bewaren wij voor een duur van minimaal 7 jaar.
CV’s die wij ontvangen van personen die wij niet geschikt achten verwijderen wij onmiddellijk uit onze systemen. CV’s van personen die wij wel geschikt achten maar die niet onmiddellijk (kunnen) worden geselecteerd kunnen wij bewaren gedurende een periode van 1 jaar indien de sollicitant zijn toestemming geeft.
6. Uw rechten
Met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt u ook een aantal rechten:
Recht op toegang en inzage.
U hebt recht op inzage tot de persoonsgegevens die Allsign over u heeft verzameld. Dit betekent dat u kan opvragen of wij persoonsgegevens over u verzamelen, welke gegevens dat zijn, waarvoor wij die verwerken en waarom, maar ook met welke categorieën van derden wij deze eventueel delen. Wij hebben 30 dagen om uw vraag te verwerken en te beantwoorden.
Recht op verbetering, verwijdering en beperking.
U hebt het recht om uw persoonsgegevens die onvolledig, fout, verouderd of ongepast zijn, te laten verwijderen of aanpassen. Hiervoor kan u contact opnemen met ons. Vervolgens passen wij de informatie aan of verwijderen we deze binnen de wettelijk vastgestelde termijnen. Wij vragen u daarbij om ook zelf actief wijzigingen in uw persoonsgegevens te melden zodat we uw gegevens up-to-date kunnen houden.
Recht op verzet tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing.
U hebt het recht om, zonder opgave van reden, u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.
Recht van vrije gegevensoverdracht.
U hebt het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.
Recht van intrekking van de toestemming.
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u steeds over het recht om die toestemming in te trekken.
Automatische beslissingen en profiling.
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zal door ons niet aan geautomatiseerde gegevensverwerking worden onderworpen.
Recht om klacht in te dienen:
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.
7. Vragen?
Hebt u vragen, wenst u meer informatie over ons privacybeleid of hebt u klachten in verband met uw privacy, inclusief het uitoefenen van uw rechten? Dan kan u contact opnemen met ons
hetzij per e-mail naar info@allsign.be hetzij per post naar Allsign bv, Weihoek 6B bus 7, 1930 Zaventem.